Pomoc

Potrzebny jest plik komunikatu SWIAD (XML), który program gabinetowy przygotowuje do wysyłki do NFZ. Wgranie przyjmuje sam plik XML, paczkę zip albo plik .swx. Na stronie podglądu można też wskazać cały folder eksportu: przeglądarka wybiera z niego pliki SWIAD i pokazuje je na liście.

Plik przygotowuje ta sama funkcja programu gabinetowego, która tworzy sprawozdanie o świadczeniach dla NFZ (komunikat SWIAD). Nazwy w menu zależą od programu, a w każdym chodzi o to samo:

• eksport świadczeń za miesiąc sprawozdawczy;
• plik XML przed zaszyfrowaniem do wysyłki do NFZ, bo plik zaszyfrowany nie nadaje się do analizy;
• folder, do którego program zapisuje pliki eksportu.

Gdy program wysyła dane do NFZ bez zapisu pliku na dysku, sposób zapisu pliku podaje instrukcja programu albo wsparcie jego producenta. Opis dla mMedica stoi w osobnej odpowiedzi.

Według instrukcji producenta (Asseco, „Moduł Menedżer eksportów”, wersja 9.0.0 z 16.02.2023, oraz „Samouczek mMedica”, wersja 8.4.0):

• eksport świadczeń stoi w menu Komunikacja > Menedżer eksportów, a rodzaj eksportu to „SWIAD - eksport świadczeń (I faza)”;
• przed eksportem wybiera się miesiąc sprawozdawczy;
• plik trafia do folderu z pola „Folder na pliki wyjściowe” (Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, pozycja Komunikacja > Eksport);
• pole „Szyfruj i kompresuj plik” zaznacza się według wymagań oddziału NFZ. Do analizy potrzebny jest plik XML przed zaszyfrowaniem; gdy w folderze jest tylko plik zaszyfrowany, sposób zapisu pliku bez szyfrowania podaje wsparcie mMedica.

W nowszych wersjach mMedica nazwy w menu mogą wyglądać inaczej.

Nie. Podgląd powstaje w karcie przeglądarki, a plik nie opuszcza przy tym komputera. Konto jest potrzebne dopiero do pełnego raportu.

Podgląd pokazuje sumę punktów, liczbę pozycji w każdej sekcji raportu i jedną pozycję w całości. Pełny raport zawiera wszystkie pozycje, ocenę każdej z nich i wydruk PDF. Wymaga konta (adres e-mail i kod jednorazowy, bez hasła) oraz umowy powierzenia zawieranej w serwisie; plik XML trafia wtedy do analizy na serwerze.

Analiza obejmuje komunikat SWIAD w wersjach 12 i 13 oraz ambulatoryjną opiekę specjalistyczną: warunki grup z załącznika 7 i wyceny z załącznika 5a do zarządzenia 132/2024/DSOZ Prezesa NFZ. Reguły obejmują wizyty od 2025-01-01. Grupy z warunkami pokazuje katalog grup.

Plik zaszyfrowany do wysyłki do NFZ nie nadaje się do analizy. Potrzebny jest plik XML komunikatu SWIAD przed zaszyfrowaniem.

Logowanie odbywa się bez hasła. Na podany adres e-mail przychodzi sześciocyfrowy kod, który wpisuje się na stronie logowania. Pierwsze logowanie zakłada konto placówki.

Wiadomość z kodem bywa w folderze wiadomości niechcianych. Kod nie zostaje przyjęty, gdy jest błędny albo stracił ważność; przycisk „Wyślij kod jeszcze raz” wysyła nowy, a wpisuje się kod z najnowszej wiadomości. Gdy wiadomość nie przychodzi wcale, sprawę przyjmuje formularz kontaktu.

Logowanie jest jedno na placówkę: jeden adres e-mail. Adresu logowania nie można zmienić w ustawieniach, a logowanie innym adresem zakłada osobne konto placówki. Pytania o konto przyjmuje formularz kontaktu.

Usunięcie następuje na żądanie złożone na adres kontaktowy usługodawcy podany w polityce prywatności i jest wykonywane ręcznie. Żądanie usunięcia danych pochodzących z wgranych plików składa placówka jako ich administrator. Szczegóły podaje sekcja 6 polityki.

Przypomnienie przychodzi o 8:00 w wybranym dniu miesiąca i tylko wtedy, gdy w MedKoder nie ma jeszcze analizy pliku za poprzedni miesiąc, najwyżej raz w miesiącu. Dzień ustawia pierwsze wgranie pliku: dzień wgrania, najwyżej 28. Najbliższą datę pokazuje Kalendarz. Po okresie próbnym bez planu przypomnienia nie przychodzą.

Dzień od 1. do 28. wybiera się w Kalendarzu. Przypomnienia wyłącza przycisk w Ustawieniach albo odnośnik na końcu każdego przypomnienia, bez logowania. Ponowne włączenie jest w Ustawieniach.

Raport ma cztery sekcje:

• Wybór grupy do zweryfikowania: wizyty, w których wykazany zestaw procedur spełnia warunki grupy wycenionej wyżej niż rozliczona.
• Do weryfikacji: rozliczona grupa bez kompletu warunków, świadczenie z innej rodziny grup albo więcej niż jedna pozycja rozliczeniowa jednego świadczeniobiorcy w tym samym dniu i zakresie.
• Kompletność dokumentacji: wizyty, w których wykazany zestaw stoi o jedną procedurę od warunków grupy wycenionej wyżej.
• Obszary uwagi: obserwacje o rozkładach kodowania poszczególnych lekarzy, z kontekstem liczbowym.

Każda pozycja kończy się pytaniem do sprawdzenia z dokumentacją medyczną i podaje źródło: zarządzenie, załącznik i datę stanu prawnego.

Warunki więcej niż jednej grupy bywają spełnione naraz. Zarządzenie 132/2024/DSOZ wskazuje w § 17 ust. 1 pkt 1, że przy świadczeniu zabiegowym do rozliczenia wykazuje się jedną grupę, ale nie wskazuje, którą. Różnica wyceny pokazuje skalę tego wyboru, nie kwotę należną. Decyzja o tym, którą grupę wykazać, należy do placówki.

Kwoty w raporcie to punkty z załącznika 5a razy cena punktu. Cena pochodzi z wgranego pliku (pozycje rozliczeniowe umowy). Gdy plik jej nie podaje, raport używa ceny domyślnej z ustawień placówki, a cenę można też wpisać ręcznie przy raporcie. Gdy plik zawiera więcej niż jedną cenę, raport pokazuje wybór. Rozliczenie zależy od umowy i dokumentacji.

Każde pytanie w raporcie można ocenić jako zasadne, niezasadne albo poprawione; ponowne kliknięcie cofa ocenę. Ocena zostaje przypisana do tej pozycji w placówce, także po ponownym wgraniu pliku, a wcześniejsze oceny zostają jako historia. Służy do porównania pozycji między sobą, a MedKoderowi do mierzenia trafności pytań. Ocena pytań jest dostępna na komputerze.

Każda reguła ma źródło w zarządzeniu Prezesa NFZ i przechodzi weryfikację źródłową. Pytania oparte na regułach, które czekają jeszcze na tę weryfikację, nie wchodzą do raportu; stopka raportu podaje tylko ich liczbę.

Raport obejmuje ambulatoryjną opiekę specjalistyczną. Zestawy dotyczące opieki stacjonarnej (szpitalnej) oraz wizyty z danymi porady pielęgniarki albo położnej podstawowej opieki zdrowotnej leżą poza jego zakresem i zostają pominięte, a pozostałe wizyty są w raporcie. Nie wchodzą też wizyty z zaznaczonym zadaniem usunięcia. Raport podaje każdy taki powód.

Tak. Raport w panelu ma przyciski „Drukuj” i „Pobierz raport jako PDF”.

Okres próbny liczy się od pierwszego logowania i obejmuje raporty z trzech miesięcy. Kończy się po 90 dniach, jeśli do tego dnia są raporty z trzech miesięcy. Bez trzeciego miesiąca trwa dłużej, do zapisania raportu z trzeciego miesiąca, najdłużej 150 dni od startu. Ponowne wgranie pliku za miesiąc, który ma już raport, nie zużywa kolejnego miesiąca. Stan okresu próbnego pokazuje panel.

Zapisane raporty zostają dostępne do odczytu. Wgranie kolejnego pliku wymaga planu, który ustawia administrator. W sprawie planu można napisać przez stronę kontaktu.

Ceny planów podaje cennik. Okres próbny jest bez opłat.

Przy podglądzie nie: analiza biegnie w karcie przeglądarki, a plik nie opuszcza komputera. Przy pełnym raporcie tak: paczka zip albo .swx jest rozpakowywana w przeglądarce, a do analizy na serwerze trafia sam plik XML. Plik jest analizowany w pamięci serwera i nie jest zapisywany ani na dysku, ani w dzienniku zdarzeń.

Numery PESEL i identyfikatory pacjentów są usuwane w pierwszym kroku przetwarzania, zanim cokolwiek zostanie policzone, a wiek ani płeć pacjenta nie są zachowywane w żadnej postaci. Do raportu trafiają wyłącznie kody, daty, numer prawa wykonywania zawodu lekarza i identyfikatory techniczne wizyt oraz nazwa wgranego pliku. Zapisany raport jest przechowywany przez czas korzystania z usługi. Pełny wykaz podaje polityka prywatności.

Baza danych działa w Irlandii (Supabase), a serwer aplikacji w Niemczech (Hetzner). Wiadomości z kodem logowania wysyła MailerSend, z przechowywaniem w Unii Europejskiej. Wykaz podaje strona bezpieczeństwo danych.

Plik SWIAD zawiera dane pacjentów, więc przed wgraniem pierwszego pliku placówka zawiera z usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa jest zawierana w serwisie; zapis obejmuje wersję umowy, sumę kontrolną jej tekstu, nazwę placówki, konto akceptujące i czas akceptacji. Treść umowy podaje strona umowa powierzenia.

Nie. Serwis nie przesyła niczego do Narodowego Funduszu Zdrowia i nie zmienia zawartości pliku placówki. Raport ma charakter informacyjny, a decyzja o tym, którą grupę wykazać w rozliczeniu, należy wyłącznie do placówki.

Ekran wgrywania podaje powód i dalszy krok. Najczęstsze sytuacje:

• potwierdzenie zwrotne z NFZ zamiast pliku SWIAD: analiza przyjmuje plik przygotowany do wysyłki, nie odpowiedź z NFZ;
• wersja komunikatu inna niż 12 i 13: wersję eksportu pokazuje program gabinetowy;
• plik uszkodzony przy kopiowaniu: pomaga ponowny eksport z programu gabinetowego;
• plik większy niż limit podany na ekranie: eksport obejmujący jeden okres rozliczeniowy zwykle mieści się w limicie;
• analiza trwająca zbyt długo: eksport obejmujący krótszy okres albo mniej zestawów świadczeń analizuje się szybciej.

Plik odrzucony w ten sposób nie zostaje nigdzie zapisany. Gdy powód się powtarza, sprawę przyjmuje formularz kontaktu.

Kody błędów walidacji to wykaz kodów Centralnych Warunków Walidacji i Centralnych Reguł Weryfikacji NFZ, z treścią błędu przy każdym kodzie i nazwą sprawdzenia przy części kodów. Strona nie czyta pliku placówki.

Bez logowania przez formularz kontaktu. Po zalogowaniu przez pozycję „Kontakt” w panelu; odpowiedź przychodzi wtedy na adres e-mail konta.

Ciąg jedenastu cyfr przypomina numer PESEL, więc formularz kontaktu i zgłoszenie w panelu go nie przyjmują. Dane pacjenta nie są potrzebne do odpowiedzi. Zatrzymuje to także numer telefonu zapisany bez odstępów.